Depoda en sık yaşanan hatalar genelde büyük olaylar değildir. Bir ürün kodu yanlış yazılır, iki benzer koli karıştırılır, sayımda bir rakam eksik not edilir. Tek tek bakınca küçük görünürler ama zamanla ciddi bir stok farkına ve müşteri şikâyetine dönüşürler.
Bu hataları azaltmanın en kolay ve en az maliyetli yolu, ürünleri barkodla tanımak ve düzgün etiketlemektir. Bu yazıda barkodun ne olduğunu, nasıl alındığını ve deponuzda neleri değiştireceğini sade bir dille anlatıyoruz.
Barkod Nedir, Nasıl Çalışır?
Barkod, bir ürünü tanıtan numaranın makinenin okuyabileceği şekle çevrilmiş hâlidir. Market ürünlerinin üzerinde gördüğünüz siyah beyaz çizgiler aslında bir sayıyı temsil eder.
Barkod okuyucu bu çizgilere ışık tutar. Siyah çizgiler ışığı emer, beyaz boşluklar ise geri yansıtır. Okuyucu bu açık-koyu desenini rakama çevirir ve bilgisayara gönderir. Yazılım da o numaraya karşılık gelen ürünü, fiyatını ve stok bilgisini ekrana getirir.
Yani barkodun kendisi ürünün adını ya da fiyatını taşımaz; sadece bir kimlik numarası taşır. Ürünle ilgili bilgiler sizin yazılımınızda durur. Bu yüzden barkod ile iyi bir yazılım her zaman birlikte düşünülmelidir.
Barkod Çeşitleri: Çizgili Barkod ve Karekod
Barkodları kabaca iki gruba ayırabiliriz.
Tek Boyutlu (1D) Barkodlar
Alışık olduğumuz, yan yana dizilmiş çizgilerden oluşan barkodlardır. Perakendede en yaygın olanı 13 haneli EAN-13 barkodudur. Kolilerde ise genellikle ITF-14 gibi daha kalın çizgili türler kullanılır. Son kullanma tarihi veya parti numarası gibi ek bilgi taşınması gerekiyorsa GS1-128 adı verilen daha uzun bir tür tercih edilir.
İki Boyutlu (2D) Barkodlar ve Karekod
Karekod (QR kod) gibi kare şeklindeki barkodlar, küçük bir alana çok daha fazla bilgi sığdırır. Kısmen yıpranmış olsalar bile çoğu zaman okunabilirler ve her açıdan okutulabilirler. Türkiye'de ilaç kutularındaki karekodlar bunun bilinen bir örneğidir. GS1 Türkiye de ürün etiketlerinde iki boyutlu barkodların giderek yaygınlaşacağını belirtiyor.
Türkiye'de Barkod Numarası Nasıl Alınır?
Ürünlerinizi mağazalara, zincir marketlere veya pazaryerlerine satacaksanız, rastgele üretilmiş bir numara değil, dünya genelinde tek olan resmî bir barkod numarası kullanmanız gerekir. Türkiye'de bu numaraları TOBB bünyesindeki GS1 Türkiye verir.
Süreç kısaca şöyle işler:
- İhtiyacınızı belirleyin: Her ürün çeşidine ayrı numara gerekir. Aynı ürünün farklı renk, beden veya paket boyu da ayrı bir çeşit sayılır. GS1 Türkiye'nin sitesinde kaç numaraya ihtiyacınız olduğunu hesaplayan bir araç var.
- Üyelik başvurusu yapın: Başvuru, GS1 Türkiye Online Üyelik Sistemi üzerinden yapılabilir. Online yapamayanlar evraklarını posta ile gönderebilir veya elden teslim edebilir.
- Firma önek numaranızı alın: Başvurunuz onaylanınca size özel bir "firma önek numarası" verilir. Bu, barkodlarınızın başında yer alan ve sadece sizin firmanızı gösteren koddur.
- Ürünlerinizi numaralandırın: Önek numarasının sonuna her ürün için kendi belirlediğiniz ürün numarasını ve son hanede bir kontrol rakamı eklersiniz. Böylece her ürününüzün barkod numarası ortaya çıkar.
Üyelik ücreti, firmanızın cirosuna ve ihtiyaç duyduğunuz numara sayısına göre değişir. Güncel ücretleri ve istenen belgeleri başvurudan önce GS1 Türkiye'nin resmî sitesinden kontrol etmenizi öneririz.
İyi Bir Ürün Etiketinde Neler Olmalı?
Barkod numarası almak işin yarısıdır. Etiketin de doğru hazırlanması gerekir. İyi bir etikette genellikle şunlar bulunur:
- Barkod: Okuyucunun rahat okuyabileceği boyutta, çok küçültülmeden basılmış olmalı.
- Barkodun altında rakamlar: Barkod hasar görürse numara elle girilebilsin diye altına okunabilir şekilde yazılır.
- Ürün adı ve varyantı: Renk, beden, gramaj gibi bilgiler, çalışanın ürünü gözle de tanıyabilmesini sağlar.
- Stok kodu: Kendi sisteminizde kullandığınız iç kod.
- Gerekiyorsa parti numarası ve son kullanma tarihi: Özellikle gıda, kozmetik ve kimyasal ürünlerde önemlidir.
Okunabilirlik için en güvenli renk kombinasyonu beyaz zemin üzerine siyah çizgilerdir. Etiketi de ürünün düz ve kolay görülen bir yüzüne yapıştırmak gerekir; kolinin kıvrım yerine veya köşesine denk gelmemelidir.
Barkodun Depodaki Faydaları
Barkodun asıl faydası, ürünü elle yazmak yerine okutmanızdır. Bu da en çok şu dört aşamada fark yaratır:
- Mal kabul: Gelen ürünler okutularak siparişle karşılaştırılır. Eksik veya yanlış gelen ürün daha depoya girmeden fark edilir.
- Sayım: Ürünleri tek tek yazmak yerine okutursunuz. Sayım hızlanır, sonuçlar yazılıma doğrudan aktarılır.
- Sipariş toplama: Çalışan raftan aldığı ürünü okutur. Yanlış ürünü aldıysa sistem hemen uyarır.
- Sevkiyat: Koli kapanmadan önce içindekiler bir kez daha okutulur. Müşteriye yanlış veya eksik ürün gitme ihtimali azalır.
Her okutmada stok da otomatik olarak güncellenir. Böylece "sistemde var ama rafta yok" gibi sürprizlerle daha az karşılaşırsınız.
Başlamak İçin Neye İhtiyacınız Var?
Barkoda geçmek için büyük bir yatırım gerekmez. Temel ihtiyaç listesi şöyledir:
- Barkod numaraları: Satışa çıkan ürünler için GS1 Türkiye'den alınmış numaralar.
- Etiket yazıcı: Rulo etiket basan küçük bir yazıcı çoğu işletme için yeterlidir. Günde çok fazla etiket basacaksanız daha dayanıklı bir model tercih edebilirsiniz.
- Barkod okuyucu veya el terminali: Masada çalışıyorsanız kablolu bir okuyucu iş görür. Depoda dolaşarak çalışacaksanız el terminali daha pratiktir; el terminali, okuyucu ile küçük bir bilgisayarı birleştiren taşınabilir bir cihazdır.
- Yazılım: Okutulan barkodun hangi ürüne ait olduğunu bilen ve stoku güncelleyen bir stok veya sipariş yazılımı.
- Başlangıç etiketlemesi: Mevcut stokların ve rafların bir kez etiketlenmesi. Bu ilk iş zaman alır ama sonrasında her şey kolaylaşır.
Özetle
Barkod, ürünlerinize tek ve değişmez bir kimlik verir. Doğru alınmış bir barkod numarası, iyi hazırlanmış bir etiket ve bunu okuyan bir yazılım bir araya geldiğinde mal kabulden sevkiyata kadar elle yazma kaynaklı hatalar belirgin şekilde azalır.
Multistok, ürün etiketleme ve stok sayım hizmetleriyle bu geçişte sahada destek verir. Etiketlenen ürün bilgilerinin ERP sisteminize ve satış kanallarınıza doğru aktarılmasına da yardımcı olur.
