Bayileriniz sipariş vermek için mesai saatlerini bekliyor, sizi arıyor ya da WhatsApp'tan liste mi gönderiyor? Bu yöntem yıllarca işe yaradı. Ama bayi sayısı arttıkça telefonlar yetişmemeye, siparişler karışmaya başlıyor.
B2B sipariş portalı tam da bu noktada devreye giriyor. Bu yazıda portalın ne olduğunu, neler yapılabildiğini ve geçiş sürecinde nelere dikkat etmek gerektiğini sade bir şekilde anlatıyoruz.
B2B sipariş portalı nedir?
B2B, "işletmeden işletmeye" satış anlamına gelir. Yani son tüketiciye değil, bayiye, toptancıya ya da başka bir firmaya yapılan satıştır.
B2B sipariş portalı ise bayilerinizin kendi kullanıcı adı ve şifresiyle girdiği, size özel bir sipariş sitesi veya uygulamasıdır. Bayi sisteme girdiğinde ürünlerinizi, kendisine tanımlı fiyat ve iskontolarla görür ve siparişini doğrudan buradan verir.
Salesforce da B2B müşteri portalını, iş müşterilerinin siparişlerini ve faturalarını gidip gelmeye gerek kalmadan, istedikleri zaman yönetebildiği güvenli bir alan olarak tanımlıyor. Kısacası portal, bayinize 7/24 açık bir sipariş masası sunar.
Portalda neler yapılabilir?
İyi kurulmuş bir portalda bayi, normalde size telefonla soracağı pek çok şeyi kendisi görebilir. En temel özellikler şunlardır:
- Ürün kataloğu: Tüm ürünler fotoğraf, açıklama ve kodlarıyla tek yerde durur. İsterseniz her bayiye sadece ilgili ürünleri gösterebilirsiniz.
- Bayiye özel fiyatlar: Her bayi yalnızca kendi anlaşmasındaki fiyatı ve iskontoyu görür.
- Güncel stok bilgisi: "Bu ürün var mı?" sorusunun cevabı ekranda hazırdır.
- Cari ekstre: Bayi borç ve alacak hareketlerini, yani hesap dökümünü kendisi görüntüleyebilir.
- Sipariş geçmişi: Önceki siparişlere bakıp aynı siparişi birkaç tıkla tekrarlamak mümkündür.
- Kampanyalar ve duyurular: Yeni kampanyalar tüm bayilere aynı anda ulaşır.
Bu özellikler yalnızca büyük firmalara özgü değil. Shopify gibi yaygın e-ticaret altyapıları da artık firmalara özel fiyat, katalog ve ödeme koşulları tanımlamayı standart B2B özellikleri arasında sunuyor.
Telefonla siparişten farkı ne?
Telefonla sipariş almak samimidir, ama birçok zayıf noktası vardır. Aradaki farkı basit bir tabloyla görelim:
| Konu | Telefon / WhatsApp | B2B sipariş portalı |
|---|---|---|
| Sipariş saati | Mesai saatleriyle sınırlı | 7/24 açık |
| Fiyat bilgisi | Elde hangi liste varsa o | Her zaman güncel, bayiye özel |
| Stok bilgisi | Sorup cevap beklemek gerekir | Ekranda anında görünür |
| Hata riski | Yanlış duyma, yanlış yazma | Bayi kendi siparişini kendisi girer |
| Kayıt | Mesajlar arasında dağınık | Tüm geçmiş tek yerde |
Bu, telefonun tamamen ortadan kalkacağı anlamına gelmez. Rutin siparişler portala taşındığında telefon, gerçekten konuşulması gereken konular için kullanılır.
ERP bağlantısı neden bu kadar önemli?
ERP, işletmenizin muhasebe, stok, fatura ve satış bilgilerini bir arada tutan ana programdır. Logo, Mikro, Netsis veya SAP gibi programlar bu gruba girer.
Portal ERP'ye bağlı değilse, bayinin verdiği sipariş bir personel tarafından tekrar elle muhasebe programına girilir. Bu hem zaman kaybıdır hem de yazım hatası riskini artırır. Salesforce'un ERP rehberinde de verilerin tek bir sistemde toplanmasının elle yapılan işleri azalttığı ve bilginin tüm ekiplere aynı anda ulaşmasını sağladığı anlatılıyor.
Bağlantı kurulduğunda ise sipariş doğrudan ERP'ye düşer. Stoklar, fiyatlar ve cari bakiyeler de ERP'den portala otomatik olarak aktarılır. Böylece bayinin gördüğü bilgi ile muhasebedeki bilgi hep aynı olur.
Bunun günlük hayata yansıması oldukça somuttur. Sabah gelen siparişler için kimsenin masa başında liste yazması gerekmez. Bayi "Ödememi yaptım, bakiyeme yansıdı mı?" diye aramak yerine ekranına bakar. Siz de hangi bayinin ne sipariş ettiğini, ne kadar borcu olduğunu tek bir yerden takip edersiniz.
Geçişte nelere dikkat etmeli?
Portala geçiş, iyi planlandığında sanıldığı kadar zor değildir. Şu adımlar işinizi kolaylaştırır:
- Ürün bilgilerini düzenleyin: Ürün adları, kodları, fotoğrafları ve birimleri eksiksiz olsun. Portal, içindeki bilgi kadar iyidir.
- Fiyat ve iskonto kurallarını netleştirin: Hangi bayinin hangi fiyatı göreceğini önceden belirleyin.
- ERP bağlantısını baştan planlayın: Stok ve cari bilgilerin hangi sıklıkla güncelleneceğine karar verin.
- Küçük bir grupla başlayın: Önce birkaç gönüllü bayiyle deneyin, aksayan yerleri düzeltin, sonra herkese açın.
Bayileri portala alıştırmak için ipuçları
En iyi portal bile bayiler kullanmazsa işe yaramaz. Harvard Business Review'da yayımlanan bir yazıda Michael Schrage, müşterilerin kendi işini kendisinin görmesinden hoşlandığını, ancak gerektiğinde bir insana ulaşabilmek istediğini hatırlatıyor. Bu yüzden:
- Portalı tanıtan kısa bir görüntülü görüşme ya da ziyaret planlayın.
- Adım adım anlatan basit bir kullanım kılavuzu hazırlayın.
- İlk haftalarda telefonla gelen siparişleri bayiyle birlikte portaldan girin.
- Portala özel küçük bir kampanya ile ilk siparişi teşvik edin.
- Soru sorabilecekleri bir kişiyi ve telefon numarasını açıkça belirtin.
Özetle
B2B sipariş portalı, bayilerinizin kendi fiyatlarıyla, istedikleri saatte sipariş vermesini sağlar. Stok, cari ekstre ve sipariş geçmişi gibi bilgiler de ekranda hazır olduğu için hem bayi hem de ekibiniz rahatlar. ERP bağlantısı kurulduğunda ise siparişlerin tekrar elle girilmesine gerek kalmaz.
Multistok, B2B sipariş portalını Logo, Mikro, Netsis, SAP ve Nebim gibi ERP programlarıyla bağlantılı olarak kurmanıza yardımcı olur. Bayilerinize uygun yapıyı birlikte planlayabiliriz.
