Sisteminiz depoda 120 adet ürün olduğunu söylüyor. Rafa gidip sayıyorsunuz: 108. Aradaki 12 adet nerede? Satılıp kaydedilmemiş olabilir, hasar görüp ayrılmış olabilir ya da yanlış rafa konmuş olabilir. Bunu öğrenmenin tek yolu saymaktır.
Stok sayımı çoğu işletmenin pek sevmediği bir iştir. Zaman alır, işi durdurur, yorar. Ama doğru planlandığında hem çok daha kısa sürer hem de işletmenize ciddi faydalar sağlar. Bu yazıda stok sayımının neden önemli olduğunu ve nasıl kolaylaştırılacağını anlatıyoruz.
Stok Sayımı Nedir, Neden Yapılır?
Stok sayımı, depodaki ve raflardaki ürünlerin tek tek sayılarak gerçek miktarının belirlenmesidir. Ardından bu rakam, sistemde ya da defterde görünen rakamla karşılaştırılır. Sayımın birkaç temel amacı vardır.
- Farkları bulmak: Sistemdeki ile raftaki rakam arasındaki farklar ortaya çıkar ve düzeltilir. Böylece satış ve alım kararlarınızı doğru bilgiyle verirsiniz.
- Kayıp ve fireyi görmek: Fire, kırılma, bozulma ya da son kullanma tarihinin geçmesi gibi nedenlerle kullanılamaz hâle gelen üründür. Sayım yapılmadıkça bu kayıplar görünmez kalır.
- Mali tabloların doğru olması: Stok, işletmenin varlıklarından biridir. Yanlış stok rakamı, bilançonun ve kârın da yanlış hesaplanması demektir.
Kısacası sayım, "bizde ne var?" sorusunun kesin cevabıdır. Ne kadar iyi bir yazılım kullanırsanız kullanın, raftaki gerçeği arada bir kontrol etmeniz gerekir.
Yıl Sonu Sayımı: Yasal Taraf
Türkiye'de stok sayımı yalnızca iyi bir alışkanlık değil, aynı zamanda yasal bir yükümlülüğün parçasıdır. Hem Türk Ticaret Kanunu hem de Vergi Usul Kanunu, tacirlerin işe başlarken ve her hesap döneminin sonunda envanter çıkarmasını öngörür.
Vergi Usul Kanunu'na göre envanter çıkarmak, bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek yoluyla kesin ve ayrıntılı olarak belirlemektir. Bilanço günü de çoğu işletme için hesap döneminin son günü, yani genellikle 31 Aralık'tır. Yıl sonu sayımının bu kadar önemli olmasının sebebi budur.
Hangi defterleri tutmanız gerektiği, sayım tutanaklarının nasıl hazırlanacağı ve sayım farklarının nasıl kaydedileceği işletmenizin durumuna göre değişir. Bu konularda mutlaka mali müşavirinizle birlikte hareket etmenizi öneririz.
Genel Sayım mı, Dönemsel Sayım mı?
Stok sayımı iki temel şekilde yapılabilir. Birçok işletme ikisini birlikte kullanır.
Genel Sayım
Depodaki tüm ürünlerin aynı anda sayılmasıdır. Genellikle yıl sonunda yapılır ve çoğu zaman satışların ve sevkiyatların durdurulmasını gerektirir. Kapsamlıdır ama yorucudur.
Dönemsel (Dönüşümlü) Sayım
Ürünlerin küçük gruplar hâlinde, belirli aralıklarla sayılmasıdır. Örneğin bu hafta bir rafı, gelecek hafta başka bir rafı sayarsınız. İş durmaz ve farklar daha erken fark edilir.
Dönemsel sayımda yaygın bir yöntem, ürünleri önemine göre gruplamaktır. En çok satan ya da en değerli ürünler daha sık, az hareket eden ürünler daha seyrek sayılır. Böylece emeğinizi en çok önem taşıyan ürünlere harcarsınız.
Sayımda Sık Yapılan Hatalar
Sayımın doğru sonuç vermesi, nasıl yapıldığına bağlıdır. En sık karşılaşılan hatalar şunlardır:
- Sayım sırasında ürün hareketine devam etmek: Sayılan rafa aynı anda mal girip çıkarsa rakamlar tutmaz.
- Bekleyen kayıtları kapatmamak: İşlenmemiş iade, sevkiyat ya da mal kabulü varsa sistemdeki rakam zaten eksik ya da fazladır.
- Kâğıt kalemle saymak: Okunaksız yazılar ve sonradan elle aktarma, yeni hatalara kapı açar.
- Yanlış yere konmuş ürünleri gözden kaçırmak: Başka rafta duran ürün "kayıp" gibi görünür.
- Farkları araştırmadan düzeltmek: Rakamı sistemde değiştirmek kolaydır, ama farkın nedeni bulunmazsa aynı sorun tekrar eder.
Sayımı Kolaylaştırmanın Yolları
Barkod Okuyucu ve El Terminali Kullanın
Sayımı en çok hızlandıran şey, ürünleri elle yazmak yerine okutmaktır. Barkod okuyucu, ürünün üzerindeki barkodu okuyup doğrudan kaydeder. El terminali ise barkod okuyucu ile küçük bir bilgisayarı birleştiren, elde taşınabilen bir cihazdır; sayılan miktarı anında sisteme aktarabilir.
Bu yöntemin faydası basittir: yazım hatası olmaz, sayım listesini sonradan bilgisayara geçirmek gerekmez ve sonuçlar sistemle hemen karşılaştırılabilir. Tabii bunun için ürünlerinizin ve raflarınızın doğru şekilde etiketlenmiş olması gerekir.
Sayım Öncesi Hazırlık Kontrol Listesi
İyi bir sayımın yarısı hazırlıktır. Sayım gününden önce şu maddeleri kontrol edin:
- Sayım tarihini ve saatini belirleyin, ilgili herkese önceden duyurun.
- Bekleyen tüm sipariş, iade ve mal kabul kayıtlarını sisteme işleyin.
- Sayım süresince ürün giriş ve çıkışını durdurun ya da ayrı bir alanda tutun.
- Depoyu düzenleyin; aynı ürünleri bir araya getirin, yanlış yerdeki ürünleri yerine koyun.
- Rafları ve ürünleri etiketleyin, barkodu eksik olanları tamamlayın.
- Sayım ekibine hangi bölümü sayacaklarını ve nasıl kayıt tutacaklarını anlatın.
- Barkod okuyucu veya el terminallerinin şarjını ve bağlantısını test edin.
- Hasarlı veya satılamaz ürünleri ayrı bir yerde toplayıp ayrıca kaydedin.
Özetle
Stok sayımı, sistemdeki bilginin gerçekle aynı olup olmadığını görmenin tek yoludur. Farkları ve fireleri ortaya çıkarır, mali tablolarınızın doğru olmasını sağlar ve yıl sonunda yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmenize yardımcı olur. İyi bir hazırlık, dönemsel sayım ve barkodlu okuma ile bu iş çok daha kolay hâle gelir.
Multistok, stok sayım ve ürün etiketleme hizmetleriyle sayım sürecinizde sahada destek verir. Sayım sonuçlarının ERP sisteminize doğru şekilde aktarılmasına da yardımcı olur.
